In meinem letzten Artikel habe ich berichtet, dass die Hausverwaltung “meiner”1 Liegenschaft, die Brichard Immobilien GmbH, dreieinhalb Monate gebraucht hat, um das Protokoll der letzten Eigentüberversammlung zu verschicken.
Diese Eigentümerversammlung fand am 13. Oktober 2025 statt. Am 26. Jänner 2026 wurden die Protokolle dieser Versammlung an die Eigentümerinnen und Eigentümer der Liegenschaft verschickt. Das Verfassungsdatum des Protokolls lautet auf den 13. Oktober 2025.
In den nächsten Tagen möchte ich mich in insgesamt sieben Artikeln intensiver mit der Gestaltung von Protokollen von Eigentümerversammlungen beschäftigen, und zwar mit
1) dem Verfassungsdatum von Schriftstücken/Protokollen;
2) mit Informationen, die in Protokollen enthalten sind, die aber gar nicht während den Versammlungen besprochen wurden;
3) mit Terminen und Fristen von durchzuführenden Arbeiten;
4) mit Agenden, die während Versammlungen besprochen werden, die dann aber nicht in den Protokollen angeführt werden;
5) mit Kritik an Hausverwaltungen, die während der Eigentümerversammlungen geäußert, aber nicht in den Protokollen angeführt wird;
6) mit inhaltlich falschen Informationen in Protokollen, z. B. in Bezug auf Verfügungsrechte bzw. die Nutzung von allgemeinen Teilen von Liegenschaften;
7) und mit Werbung in Protokollen.
Über die Themen der Punkte 1-6 werde ich in den nächsten Tagen Artikel schreiben, nur über Punkt 7 werde ich erst später einen Artikel verfassen. Dieser Punkt betrifft nämlich das juristisch sehr komplexe Thema Datenschutz, und da muß ich noch zusätzliche Informationen recherchieren.
Jetzt möchte ich mich zuerst dem Verfassungsdatum von Schriftstücken widmen. In dem Protokoll der Eigentümerversammlung, das die Brichard Immobilien GmbH über die Eigentümerversammlung vom 13. Oktober 2025 angefertigt hat, werden das Datum und auch die Uhrzeit des Beginns der Versammlung angeführt. Die Versammlung fand am Abend statt. Es wird kein Verfasser des Protokolls genannt. Als Datum des Schriftstückes wird der Tag der Versammlung angeführt.
Soll ich wirklich glauben, dass sich am späten Abend des 13. Oktobers 2025 noch irgendjemand von der Brichard Immobilien GmbH hingesetzt und an diesem Abend das Protokoll der Versammlung verfasst hat? Natürlich nicht. Das erwartet auch niemand! Das Protokoll wurde zu einem späteren Zeitpunkt, an einem anderen Tag verfasst, was ich u. a. daran erkennen kann, dass es Informationen enthält, die erst in den Tagen und Wochen nach der Versammlung durch das Verwaltungsteam recherchiert wurden, worüber ich in meinem nächsten Artikel berichten werde.
In dem Protokoll wird z. B. auch erwähnt, dass eine bestimmte Erhaltungsarbeit, nämlich das Nachpflanzen von gerodeten Bäumen, noch nicht erledigt ist. Aber diese Nachpflanzungen wurden im November 2025 durchgeführt. Es ist absurd, wenn ich Ende Jänner 2026 ein Protokoll mit Datum Oktober 2025 bekomme und darin von unerledigten Arbeiten berichtet wird, die im Jänner 2026, wenn das Protokoll an die Eigentümerinnen und Eigentümer der Liegenschaft verschickt wird, schon erledigt sind. Absurd – und auch verwirrend, vor allem für Eigentümerinnen und Eigentümer, die nicht selbst in der Liegenschaft wohnen, ihre Wohnungen vermietet haben, und selbst nicht sehen können, wann welche Arbeiten tatsächlich erledigt werden.
Ein falsches Verfassungsdatum eines Schriftstückes vermittelt zudem ein falsches Bild über die “Emsigkeit” einer Hausverwaltung. Hausverwaltungen sind in der Regel ja zu einem emsigen Handeln verpflichtet, der relevante Gesetzesparagraph ist ein Paragraph des Allgemein bürgerlichen Gesetzbuches, § 1009 ABGB. In dem aktuellen, von mir beschriebenen Fall hat es dreieinhalb Monate gedauert, bis das Protokoll verschickt wurde. Aber aus dem Datum des Schriftstückes ist diese laaaaange Zeitspanne zwischen Versammlungsdatum und Versendedatum des Protokolls nicht ersichtlich. Würde eine Richterin oder ein Richter im Zuge eines Gerichtsverfahrens eine dreieinhalb-monatige Wartezeit auf ein Protokoll als ein “emsiges” Handeln bewerten?
Ich finde es sehr wichtig, dass man als Eigentümerin oder Eigentümer darauf achtet, dass Hausverwaltungen emsig agieren — und ein nicht-emsiges Handeln notfalls auch im Rahmen eines Gerichtsverfahrens nachweisen können. Das echte Verfassungsdatum von Schriftstücken ist deshalb meiner Meinung nach relevant.
Fazit: Eigentümerinnen und Eigentümer von Liegenschaften sollten meiner Meinung nach unbedingt vertraglich festlegen, dass Protokolle und Schriftstücke jeglicher Art immer das echte Verfassungsdatum aufweisen und dann auch in einem bestimmten Zeitrahmen nach Fertigstellung der Schriftstücke – z. B. innerhalb von zwei Werktagen – verschickt werden müssen.
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Fußnote 1: “Meine” Liegenschaft… – ich besitze 0,74% der Liegenschaftsanteile.